En el mes de octubre publicamos en nuestro blog los ¿Cuáles son los factores que determinan un caso de éxito de una solución TEM?, si bien se exponían los factores más relevantes con el objeto de hacer un artículo de rápida lectura, desde el equipo de redacción de Emprosoft creemos que hay algunos más que se deben conocer y en consecuencia incluiremos esta segunda parte y una tercera más.

Factor 4: Visibilidad del gasto para los diversos perfiles.

Según todos los expertos en análisis de costes un gasto invisible es un gasto incontrolable.

Obtener la visibilidad y control sobre los costes de los dispositivos móviles de la compañía tiene un impacto inmediato en el gasto, pero ¿cómo hacerlo?, pues:

• Primero con el envío periódico de correos electrónicos a todos los usuarios de telefonía corporativa informando del gasto realizado. Tanto a usuarios individuales como responsables de áreas.

• Dotar de accesos a la plataforma web según perfil de usuario para poner en su conocimiento la analítica de consumo de los últimos meses con datos absolutos y comparados.

Factor 5: Alarmas de costes y consumos

Las alarmas hacen reaccionar, por ello es más que conveniente establecer un mecanismo de control que plasme la política de costes de la compañía en cuanto al uso de los recursos de telecomunicaciones, tanto en defecto como en exceso.

A continuación algunos de los ejemplos más comunes de control habituales:

• Top de costes. Se trata de vigilar las líneas que generan mayor gasto, analizar los motivos y poder tomar las decisiones que convengan según el caso.
• Líneas con coste pero sin consumo, es decir líneas con un coste pero que no tienen tráfico, ni voz ni datos. Nuestra experiencia nos dice que normalmente se trata de líneas de respaldo para sustituciones o de líneas improductivas que conviene dar de baja.
• Incremento súbito del gasto. ¿Por qué algunas líneas pasan de cero a cien? ¿Qué servicios tienen contratados y qué servicios no? ¿Es suficiente el nivel de gestión implementado?
• Alto o bajo consumo de minutos, megas y mensajes. Hay que medir los excesos y los defectos y poder responder a preguntas como ¿Conviene ajustar los bonos contratados? ¿Se trata de situaciones puntuales? Es importante saber qué coste puede reducir aplicando este control.
• Exceso y defecto sobre los costes permitidos. Analizar si están bien asignados los costes autorizados en cada nivel (departamento, centro de coste, usuario…), por ejemplo si son acordes con el perfil de cada posición desempeñada

Factor 6 Automatización del proceso de contabilización, imputación de costes o refacturación a terceros.

La gran mayoría de las empresas requieren de algún tipo de distribución del gasto en telecomunicaciones bien sea departamental, por cliente o franquicia, a empresas del grupo.

Normalmente los costes se deben imputar en función de una serie de políticas y acuerdos internos o externos. Emprosoft ha podido analizar gran cantidad de procedimientos implementados con herramientas de desarrollo propias de nuestros clientes, tras ese análisis se puede afirmar que las herramientas propias requieren una constante adaptación y un alto grado de gestión manual, todo esto se traduce en una inversión en esfuerzo humano muy elevada.

En otros casos, quizás los más graves, se renuncia a este proceso precisamente por la falta de recursos, herramientas o personal. Recordemos lo que se decía en el factor 4 “un gasto invisible es un gasto incontrolable”.

Con independencia de cuál sea el caso, un factor de éxito importante es el de contar con un procedimiento de automatización de la contabilidad, este aportará precisión e inmediatez sin necesidad de invertir en recursos propios, dejando espacio para atender el negocio principal de la empresa.