Reducir de manera inmediata la factura de los operadores de telefonía móvil (II)

23 May, 2016

En la primera parte de este artículo se exponía que el primer paso para la reducción de costes es mantener un inventario independiente, para poder verificar los datos de facturación del operador y no a la inversa, no partir de la premisa de que la facturación del operador es correcta, es decir básicamente no pagar por líneas o servicios que no utilizamos. Pero ¿cómo se genera ese inventario?, ¿existen diferencias entre el inventario de las líneas móviles y fijas?.

La Gestión del inventario.

Proceso para la creación y la depuración de todos los elementos que no reflejen la realidad de la planta de líneas y servicios contratados, y otro diferente para el mantenimiento.

La Gestión del inventario tiene dos fases: un proceso para la creación y la depuración de todos los elementos que no reflejen la realidad de la planta de líneas y servicios contratados, y otro diferente para el mantenimiento, una vez creado.

Probablemente haya que consultar varias fuentes de información para ambos procesos, tanto internas como externas (por ejemplo, las facturas de los operadores de telefonía móvil). Es muy importante sincronizar la información con los sistemas de órdenes de compras o contratación, realizadas al operador, para mantener la consistencia de los datos.

Finalmente, el personal que está asignado a estas funciones, debe estar suficientemente capacitado, dado que la información a introducir debe ser absolutamente precisa, para cada tipo de línea, circuito o servicio, así como los componentes de facturación, para poder mantener el nivel de detalle requerido. Deben ser capaces de distinguir entre un circuito de datos versus un circuito de voz y un PRI (acceso primario) versus un circuito de acceso T-1 (línea telefónica de cobre o de fibra óptica que puede transportar más datos que las líneas de teléfono tradicionales). Si un recurso no se clasifica adecuadamente, va a ser difícil verificar sus costes contra las tarifas contratadas, lo cual afecta a la exactitud de la información.

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Las empresas pueden gastar cantidades significativas en comprar, o construir sistemas de gestión de activos. Este tipo de software de base de datos de inventario puede ser considerado como el mejor en la industria, pero si la herramienta no es utilizada por personal cualificado en el sector telecom, diligente, que mantiene rigurosamente las actualizaciones, da seguimiento a las excepciones y ejecuta análisis adecuados como parte del mantenimiento en curso, la mejor herramienta no sirve para nada.

Las empresas más exitosas en la optimización del gasto en telecomunicaciones no dudan en afirmar el elemento clave es el mantenimiento del inventario.

Aunque hay que decir que sólo con un buen inventario no se resuelve el problema, si no se realiza una gestión adecuada y detallada de todos los demás elementos presentes en el TEM (gestión de costes en telecomunicaciones), el proceso de Compra con las negociaciones del contrato, el procesamiento de las facturas, la Auditoría, la racionalización de la infraestructura, la presentación de informes, la definición de políticas de uso, y la distribución de la información del gasto entre los usuarios mediante una visibilidad, lo más personalizada y automatizada posible.

¿En que difiere el inventario de líneas móviles del de las líneas fijas?.

Cambios constantes en el inventario móvil.

Los aumentos en los usos empresariales de las tecnologías móviles, han añadido nuevos desafíos a la gestión de inventario. Se producen, cotidianamente, cambios constantes en el inventario móvil, y si no se gestionan todos los días, el inventario se nos irá de las manos.

Debido a la movilidad inherente de los dispositivos, además del coste, también hay una gran cantidad de problemas de seguridad: correo electrónico, apps y aplicaciones corporativas, por lo tanto, es fundamental saber quién tiene qué y cuándo lo usa. Para poder realizar este tipo de seguimiento hace falta una herramienta de inventario avanzada que permita gestionar los dispositivos a lo largo de toda su vida útil.

Con las tecnologías Fijo / Móvil / Wifi convergentes, se vuelve aún más crítico conocer detalladamente la flota de dispositivos móviles que tiene una empresa, saber lo que se paga por ella, teniendo en cuenta los contratos relacionados.

Conclusión.

Con los dos artículos publicados queda claro que la clave es el inventario de lineas de realizada por la empresa, pero es importante recordar que este sólo es el primer paso para conseguir un mayor ahorro en la facturación de operadores móviles y fijos.

Leer la primera parte de este artículo.

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